SOFIFI – Pemerintah Provinsi Maluku Utara melalui Biro Umum Sekretariat Daerah (Setda) terus mendorong transformasi digital dalam tata kelola pemerintahan. Salah satu langkah tersebut diwujudkan melalui penerapan Sistem Informasi Biro Umum (SIBU), sebuah inovasi digital yang dirancang untuk mempercepat dan menyederhanakan pelayanan administrasi di lingkungan Pemprov Maluku Utara.
SIBU hadir untuk memangkas ketergantungan terhadap proses administrasi konvensional yang selama ini membutuhkan dokumen fisik dan proses pelacakan secara manual. Melalui aplikasi berbasis mobile tersebut, masyarakat maupun instansi yang hendak menyampaikan surat permohonan dapat melakukannya secara digital tanpa harus datang langsung ke kantor.
Inovator sekaligus pengembang SIBU, Aarrie, mengatakan aplikasi tersebut dirancang dengan pendekatan Zero-Cost Infrastructure, yakni pemanfaatan infrastruktur teknologi yang efisien dan terintegrasi dengan ekosistem cloud sehingga tidak membebani APBD dengan biaya pemeliharaan server secara konvensional.
“SIBU kami rancang untuk menyelesaikan dua masalah sekaligus: memangkas waktu pelayanan dan mewujudkan budaya paperless office atau tata kelola tanpa kertas. Kini, mulai dari pengiriman surat masuk, pelacakan (tracking) dokumen secara real-time, hingga peminjaman ruang rapat, semuanya selesai dalam hitungan detik hanya dari genggaman smartphone,” jelas Aarrie di Sofifi.
Salah satu fitur unggulan SIBU adalah Manajemen Pinjam Ruangan yang dilengkapi algoritma pemindaian irisan waktu. Sistem tersebut secara otomatis mendeteksi dan menolak jadwal yang berpotensi bertabrakan, sehingga dapat mencegah terjadinya double booking dalam penggunaan fasilitas pemerintah, termasuk Aula Nuku.
Selain manajemen ruangan, SIBU juga dilengkapi Pusat Arsip Digital (PUSAD), pemantauan agenda pimpinan, serta sistem Lapor Kerusakan Fasilitas (Work Order).
Melalui fitur tersebut, pegawai dapat melaporkan kerusakan fasilitas kantor, seperti AC, instalasi listrik maupun jaringan air, hanya dengan mengunggah foto melalui aplikasi. Laporan kemudian diteruskan kepada petugas teknis sehingga proses penanganan dapat dilakukan secara lebih cepat dan terukur.
Penerapan SIBU dinilai tidak hanya mempercepat pelayanan administrasi internal, tetapi juga menjadi bagian dari upaya memperkuat tata kelola pemerintahan berbasis elektronik di Provinsi Maluku Utara.
Inovasi tersebut juga berpotensi dikembangkan menjadi model yang dapat direplikasi oleh perangkat daerah maupun pemerintah kabupaten/kota lainnya di Maluku Utara, terutama dalam mendorong pelayanan administrasi yang lebih efektif, transparan, dan terdokumentasi.
“Ini adalah bukti bahwa dengan kemauan berinovasi, kita bisa menciptakan birokrasi yang lincah (agile), transparan, dan melayani dengan prima. SIBU adalah langkah awal, dan kita akan terus mengembangkannya demi mewujudkan Maluku Utara yang lebih baik,” tutupnya.
