SOFIFI, Memasuki era disrupsi yang serba digital, harusnya juga dapat disesuaikan dalam menjalankan tata kelola pemerintahan, termasuk di dalamnya perihal surat menyurat dinas.
Hal inilah yang hendak dilakukan oleh Alex Tovano Rada, dengan meluncurkan Sistem Aplikasi PersUratan Berbasis ElektRonik, Sistematis, PraktIs, dan Harmoni yang disingkat SAPU BERSIH.
Alex yang merupakan salah satu Reformer pada pada pelatihan kepemimpinan yang dilakukan oleh BPSDM Provinsi Maluku Utara tahun 2023, membuat sistem aplikasi ini untuk memudahkan dalam proses surat menyurat kedinasan.
“SAPU BERSIH memiliki beberapa tujuan utama yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan manajemen dokumen dilingkup Pemerintah Provinsi Maluku Utara,” kata Alex pada media ini, Jumat (22/9/2023).
Menurutnya, tujuan utama pembuatan aplikasi SAPU BERSIH ini meliputi 11 hal, pertama; Meningkatkan Efisiensi Proses, yakni mengotomatisasi sebagian besar proses terkait surat-menyurat, seperti pengiriman, penerimaan, dan distribusi surat. Ini dapat mengurangi keterlambatan dan kesalahan yang mungkin terjadi dalam proses manual.
“Kedua; meminimalkan Penggunaan Kertas karena dengan mengadopsi sistem persuratan digital. Ketiga; mempercepat Komunikasi. Keempat; Memudahkan Pencarian dan Manajemen Dokumen, sebab dilengkapi dengan fitur pencarian yang canggih, yang memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan surat dan dokumen yang dibutuhkan. Hal ini membantu meningkatkan manajemen dokumen dalam organisasi,” jelasnya.
Tujuan kelima, kata Alex untuk meningkatkan keamanan dokumen, karena memiliki kontrol akses yang lebih baik, yang memungkinkan hanya orang yang berwenang untuk mengakses dokumen tertentu.
“Keenam; memfasilitasi Kolaborasi karena memungkinkan berbagai Unit Kerja/Unit Organisasi dalam organisasi untuk berkolaborasi dalam menyusun atau menanggapi surat. Ini memudahkan pertukaran informasi di seluruh organisasi perangkat daerah,” jelas Alex yang juga menjabat sebagai Kepala Bidang Pengadaan ASN dan Penataan Jabatan Aparatur BKD Provinsi Maluku Utara.
Selanjutnya Alex menjelaskan tujuan ketujuh: yakni pengiriman Surat Elektronik yakni melalui email. Aplikasi SAPU BERSIH dapat mengintegrasikan pengiriman surat elektronik dengan pengelolaan surat fisik, memungkinkan organisasi untuk mencatat dan mengarsipkan surat elektronik dengan baik, melalui proses manajemen arsip.
“Kedelapan ada bertujuan Pemantauan Kinerja. Kesembilan; yakni Kepatuhan dan Audit. ) Mengurangi Biaya Operasional: kesepuluh yakni dengan mengurangi penggunaan kertas, meningkatkan efisiensi proses, dan mengurangi kesalahan manusia, aplikasi SAPU BERSIH dapat membantu mengurangi biaya operasional organisasi,” jelasnya.
Tujuan terakhir yaknk mengurangi Waktu Respon: Dengan akses cepat ke surat dan informasi yang relevan, organisasi dapat merespons permintaan atau pertanyaan dengan lebih cepat, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan efektivitas operasional.
“Semoga aplikasi SAPU BERSIH bertujuan untuk membawa manfaat signifikan dalam mengelola dan memproses surat dan dokumen dalam sebuah organisasi, sehingga meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, dan kemampuan beradaptasi dengan lingkungan kerja yang semakin digital,” harapnya.
